При подборе персонала компания должна учитывать общие финансовые затраты. Если сотрудник подобран на вакансию правильно, то все убытки в дальнейшем компенсируются. А если нет? В таком случае организация продолжит нести финансовые и временные потери. Чем конкретно грозит неправильный выбор кандидата на вакансию?
Последствия ошибок в подборе персонала
Ошибки при подборе персонала могут спровоцировать большие финансовые потери компании: ориентировочно от 200 000 до более 2,5 млн рублей (далее в статье приведён более подробный расчет). Какие прямые последствия найма неподходящих сотрудников должна учитывать организация?
1. Затраты на поиск и отбор персонала
Компания тратит большие деньги на этапе подбора персонала: на рекламу, размещение вакансий, поиск резюме, организацию собеседований и т.д. При найме неподходящего работника также тратятся финансовые средства на его увольнение или перевод и поиск замены.
2. Расходы на оплату труда
Компания должна учитывать расходы на все службы, задействованные в трудоустройстве и последующем увольнении/переводе неподходящего работника. К таким затратам, например, относится оплата труда сотрудникам отдела управления персоналом/кадрового агентства, службе безопасности (если таковая имеется), бухгалтерам, экономистам, администраторам и т.д. Кроме того, в адаптации сотрудника необходимо учитывать время, затраченное руководителем или наставником. Также каждый работодатель платит подоходный налог и страховые взносы с выплат сотрудников. Поэтому при каждом неправильном выборе кандидатов организация будет нести еще большие убытки.
3. Другие затраты
Компании тратят деньги и на «мелкие» расходы (например, на канцелярию). Также некоторые организации выплачивают премии и надбавки сотрудникам, компенсируют ГСМ, организовывают медицинские осмотры, покупают спецодежду, обустраивают и содержат индивидуальное рабочее место и т.д. Эти расходы в совокупности могут оказаться значительными.
При неправильном найме сотрудников компания рискует не только финансово. Менее очевидные, но критические последствия ошибок на этапе подбора персонала: снижение производительности труда всего коллектива, ухудшение взаимоотношений между сотрудниками, возникновение репутационных рисков, появление «текучести» кадров. Можно рассмотреть каждое из них более подробно:
1. Снижение производительности труда
Компания тратит деньги не только на найм, но и на адаптацию персонала после трудоустройства. Даже при выборе подходящего сотрудника тратятся финансовые и временные ресурсы на знакомство с коллективом, обсуждение должностных обязанностей и обучение. К тому же последствия кадровой ошибки не всегда возможно увидеть сразу. Иногда только в процессе адаптации выясняется, что нанятый сотрудник не обладает всеми нужными компетенциями и не справляется с рабочими задачами. Из-за этого снижается не только его производительность труда, но и всего коллектива.
2. Ухудшение «морального климата» в коллективе
Бывает и так, что нанятый сотрудник оказывается конфликтным человеком. В таком случае в коллективе появляются проблемы во взаимодействии, мешающие работе. Многочисленные межличностные конфликты в лучшем случае демотивируют всю команду. В худшем – трудоустройство даже одного неподходящего сотрудника может спровоцировать увольнения кого-то из коллег. Таким образом, найм и мотивация персонала тоже имеют прямую взаимосвязь.
3. Возникновение репутационных рисков
Клиенты приносят прибыль компании, и они ожидают в ответ предоставление качественных услуг или товаров. Неверно подобранные сотрудники не справляются со своими обязанностями. Это означает, что качество их работы ниже стандартов. Таким образом, цена кадровой ошибки может обернуться значительными убытками, ухудшением репутации и потерей даже постоянных и лояльных клиентов.
4. Появление «текучести» кадров
И самая распространенная проблема при регулярном найме неправильно подобранных сотрудников – это возникновение такого явления, как «текучесть» кадров.
В конечном счете даже косвенные последствия неправильного подбора сотрудников приводят работодателя к финансовым потерям:
- появляются дополнительные расходы на поиск новых кандидатов, а также на их дальнейшую адаптацию и обучение;
- снижается прибыль из-за падения производительности труда, отсутствия мотивации персонала, ухудшения имиджа компании и потери клиентов.
При профессиональном найме персонала ошибок можно избежать, и компания понесет гораздо меньшие затраты, а в будущем приумножит свою прибыль.
Как рассчитать стоимость подбора персонала?
Кулагина Елена, эксперт «Актион Кадры и HR» и автор портала hr-director.ru, описывает 5 шагов, которые нужно сделать компании для расчета стоимости подбора сотрудника:
1. Определение количества необходимых сотрудников
Сначала нужно определить потребность в количестве персонала. Для того, чтобы определить, сколько потребуется постоянных работников в следующем году, можно проанализировать заявки на подбор. Также компании необходимо спрогнозировать количество незапланированных увольнений, чтобы была готовность к срочному закрытию вакансий.
2. Расчет времени на подбор персонала
Финансовые затраты на подбор зависят также от скорости закрытия вакансий. Поэтому компании необходимо рассчитать необходимые сроки, которые потребуются для поиска рядовых работников, узкоспециализированных сотрудников и руководителей.
3. Выбор методов и методик поиска персонала
Организация должна учитывать следующие факторы при выборе методов и методик поиска сотрудников: сложность должности, срочность закрытия вакансии, готовность нести расходы.
Например, компания может воспользоваться одним или несколькими методами поиска персонала:
- Рекрутинговые сайты
Рекрутинговые сайты являются самыми популярными методами поиска персонала. Через них легко разместить вакансию и получить доступ к базе резюме. Есть как бесплатные, так и платные площадки. Недостаток первых – небольшое количество резюме и откликов. Платные площадки более эффективны, когда речь идет о поиске специалистов. Стоимость размещения вакансий и доступа к базе резюме можно рассмотреть на примере 2х популярных рекрутинговых сайтов в 2022 году:
-
- hh.ru: стоимость использования банка данных резюме в Москве и Московской области (например, при выборе специализации «высший и средний менеджмент») – 41 688 рублей в месяц, а размещение вакансий стоит от 1 808 рублей.
- Зарплата.ру: стоимость размещения одной вакансии в Москве и Московской области составляет 1 400 рублей в месяц, а доступ к базе резюме стоит 9 900 рублей за месяц использования.
- Социальные сети
Работодатель может своими силами искать сотрудников через социальные сети (Вконтакте, LinkedIn и др.). Этот метод хоть и бесплатный, но отнимает много времени. К тому же, нужно знать, по каким конкретным критериям необходимо осуществлять поиск. Например, в социальной сети Вконтакте часто ищут молодых специалистов или студентов на стажировку, а на сайте LinkedIn можно найти профессионалов высокого уровня и руководителей.
- Хедхантинг
Данным методом пользуются, если вакансия несрочная, и требуется профессионал высокого уровня или специалист очень узкого профиля. При этом в штате должны быть опытные рекрутеры, а сама организация имеет хорошую репутацию и условия труда. Цель хедхантинга – привлечение и переманивание сотрудников из другой компании.
- Рекомендательный рекрутинг
В некоторых крупных организациях существует практика выплаты денежных бонусов своим сотрудникам за рекомендацию вакансии знакомым. Размер вознаграждения каждый работодатель регулирует самостоятельно.
- Кадровый резерв
Подходит для закрытия срочных вакансий при условии, что в компании уже есть база обученных подходящих сотрудников. Также им пользуются, когда требуется устранить «текучесть» кадров, облегчить процесс замены сотрудников, повысить мотивацию, лояльность и ответственность персонала. На формирование кадрового резерва потребуются время и деньги, т.к. потребуется обучение сотрудников.
- Кадровые агентства
Рекрутинговые агентства имеют собственные базы данных кандидатов, самостоятельно занимаются поиском и отбором персонала в соответствии с потребностями компании. Как правило, услуги сторонних HR-специалистов требуют высоких финансовых вложений, и может составлять фиксированную стоимость или доходить до определенного процента от суммы годового дохода кандидата
Рекламу о вакансии можно разместить и другими способами на различных площадках в зависимости от отрасли организации, сложности должности и бюджета компании.
Например, работодатель может запустить таргетированную и контекстную рекламу, воспользоваться услугой e-mail рассылки, заказать создание постов в социальных сетях и мессенджерах. Некоторые компании размещают информацию о вакансиях на специализированных сайтах, сотрудничают с ВУЗами для отбора талантливых студентов на стажировку, обращаются к организаторам профильных курсов, обращаются на биржу труда и т.д.
4. Расчет стоимости услуг по подбору персонала
Если в организации есть отдел по подбору персонала, то нужно определить, сколько штатных сотрудников будет задействовано в поиске и отборе кандидатов. Для этого компания должна рассчитать, сколько вакансий в среднем за полгода закрывает каждый рекрутер. После этого необходимо сложить общее количество подобранных сотрудников. Полученные цифры разделить на месяцы, а затем на количество рекрутеров.
5. Расчет стоимости найма сотрудников
Рассчитать стоимость найма сотрудников можно по формуле:
Стоимость найма (СН) = Расходы на рекламу о вакансиях в СМИ (РР) + Оплата услуг агентства (ОА) + Реферальный бонус (РБ) + Заработная плата одного рекрутера (ЗР) + Размещение вакансий на специальных сайтах (ПС) + 10 % непредвиденных расходов.
Даже если не учитывать расходы на реферальный бонус и оплату услуг агентства, общая сумма при найме нового работника все равно получается внушительной.
Пример
Можно посчитать расходы на поиск одного специалиста в Москве и Московской области:
- Размещение рекламы вакансии
Например, в прайсе hh.ru указаны цены на e-mail рассылку 1 вакансии соискателям – от 15 000 до 140 000 рублей в зависимости от количества e-mail адресов. Средняя стоимость данной услуги составит 77 500 рублей.
Одной рассылки может быть недостаточно, и в таком случае работодатель понесет еще большие расходы. Например, размещение 1 поста в сообществах hh.ru в социальных сетях – 40 000 рублей, в профильном телеграм-канале – от 10 000 до 20 000 рублей за один пост).
Таким образом, ориентировочная средняя стоимость размещения рекламы вакансии может быть такой – 132 500 рублей.
- Поиск персонала на специализированных сайтах
Посчитать расходы на размещение вакансии и активный поиск кандидатов можно на примере популярного сайта Зарплата.ру:
-
- Стоимость размещения одной вакансии на 30 дней в Москве и Московской области составляет 1 400 рублей.
- Одного размещения часто бывает недостаточно, особенно при поиске узкоспециализированного сотрудника, поэтому компании потребуется доступ к базе резюме. Эта услуга на сайте стоит 9 900 рублей за месяц использования.
Средняя сумма, которую компании придется потратить на размещение вакансии о поиске одного специалиста, составит 11 300 рублей в месяц.
- Зарплата штатного менеджера по подбору персонала
Средняя зарплата московского рекрутера в 2022 году, по данным сайта ГородРабот.ру, составляет 57 418 рублей.
Таким образом, минимальная средняя стоимость поиска специалиста может быть такая:
СН = 132 500 р. (РР) + 57 418 р. (ЗР) + 11 300 р. (ПС) + 20 122 р. (10 % непредвиденных расходов) = 221 340 р.
Если к этой сумме добавить затраты на дополнительные услуги агентств, заработную плату нанятого кандидата и сотрудников, сопровождающих его на испытательном сроке, отчисляемые налоги и страховые взносы за время его работы, то стоимость поиска и трудоустройства персонала будет еще внушительнее. И это касается закрытия только одной вакансии силами одного рекрутера в течение месяца.
Сумма, которую тратит работодатель на поиск и найм неподходящего сотрудника зависит также от самой вакансии. Например, если компании требуется руководитель, то стоимость ошибки увеличится в несколько раз.
Цена ошибки при найме руководителя
Поиск и найм руководящего звена обходится организациям дороже. Особенно, если речь идет о топ-менеджерах. Но даже если рассмотреть затраты на поиск, отбор, трудоустройство и обучение руководителя среднего звена, цена ошибки может обойтись компании в сумму более 2 млн рублей. Что необходимо учитывать при расчете?
- Нужно приготовиться к тому, что на поиск руководителя может уйти от 1 до 6 месяцев в зависимости от отрасли организации и специфики должности.
- Во многих компаниях сотрудники после трудоустройства проходят испытательный срок. Часто устанавливается период от 1 до 3 месяцев. Это время новые работники зачастую не приносят организации прибыли: они адаптируются и проходят обучение.
- Иногда работодатели к сотруднику, проходящему испытательный срок, «прикрепляют» наставника (например, эту роль может выполнять руководитель). Часто в адаптации и обучении нового работника участвуют его коллеги. Крупные компании для этих целей нанимают штатных тренинг-менеджеров. Таким образом, все люди, задействованные в обучении и адаптации нового сотрудника, приносят меньше прибыли организации, но получают заработную плату в полном объеме.
- Нужно учесть расходы на работу бухгалтерии, которая тратит рабочие часы на начисление заработной платы новому сотруднику.
- Важно посчитать затраты на подоходный налог и страховые взносы.
- Чтобы сделать точный расчет, необходимо учесть абсолютно все дополнительные расходы в течение испытательного периода, пока нанятый сотрудник не начнет приносить прибыль компании. Это могут быть затраты на премии и надбавки, содержание и оборудование рабочего места, социальные льготы и т.д. В каждой организации может быть свой перечень расходов на каждого сотрудника.
Для наглядности можно рассмотреть пример минимальных затрат на поиск и трудоустройство нового руководителя в Москве.
Пример
Для расчета минимальной стоимости найма руководителя в крупную компанию можно внести в формулу новые данные:
- Выплата заработной платы одному новому сотруднику. В Москве руководитель в среднем получает 102978 рублей в месяц.
- Выплата заработной платы одному наставнику (руководителю) – 102978 рублей в месяц.
- Выплата заработной платы одному штатному тренинг-менеджеру, который будет заниматься обучением нового сотрудника, – 82673 рубля в месяц.
- Выплата заработной платы одному бухгалтеру – 71855 рублей в месяц.
- Затраты на НДФЛ рекрутера, нового сотрудника, руководителя-наставника, тренинг-менеджера и бухгалтера, а также расходы на страховые взносы. Общий размер отчислений в среднем составляет 43% от выплат (за 1 месяц).
Новая формула выглядит так:
Стоимость найма (СН) = Расходы на рекламу о вакансиях в СМИ (РР) + Размещение вакансий на специальных сайтах (ПС) + Заработная плата одного рекрутера (З1Р) + Заработная плата одного нанятого сотрудника (З1С) + Заработная плата одного руководителя-наставника (З1РН) + Заработная плата одного тренинг-менеджера (З1ТМ) + Заработная плата одного бухгалтера (З1Б) + 43% подоходный налог и страховые взносы (НС) + 10 % непредвиденных/дополнительных расходов (НДР)
Следуя формуле, условная минимальная сумма затрат на поиск (в течение месяца), трудоустройство и обучение руководителя в Москве (в течение 3х месяцев испытательного срока) составит:
132 500 р. (РР) + 11 300 р. (ПС). + 57 418 р. (З1Р). + 308 934 р. (З1С) + 308 934 р. (З1РН) + 248 019 р. (З1ТМ) + 215 565 р. (З1Б) + 489 708 р. (НС) + 177 238 р. (НДР) = 1 949 616 р.
Но бывает и так, что на поиск талантливого руководителя уходит больше времени (например, 3 месяца). Тогда условная минимальная стоимость его поиска, найма и обучения в течение 3 месяцев может быть такой:
397500 р. (РР) + 33900 р. (ПС) + 172254 р. (З1Р) + 308934 р. (З1С) + 308934 р. (З1РН) + 248019 р. (З1ТМ) + 215565 р. (З1Б) + 539088 р. (НС) + 222419 р. (НДР) = 2 446 613 р.
Таким образом, если поиск руководителя будет длиться 1 месяц, а его испытательный срок составит 3 месяца, то компания потратит на него почти 2 млн рублей. Беря в расчет, что новый сотрудник не будет приносить это время прибыль, полученная сумма отражает чистые расходы. В случае, если поиск руководителя займет больше времени (условно 3 месяца), то стоимость кадровой ошибки будет еще выше – почти 2,5 млн рублей.
Полученные суммы условны и отражают минимальные затраты компании. Цена кадровой ошибки будет увеличиваться с добавлением новых пунктов расходов: увеличение времени на поиск кандидатов, количества вакансий, рекрутеров и сотрудников, вовлеченных в процесс обучения и адаптации нового работника и т.д.
Расчеты касаются найма руководителей среднего звена. На поиск и трудоустройство топ-менеджера организация может потратить сумму, гораздо превышающую проиллюстрированную.
Именно поэтому важно снизить риск неправильного выбора кандидата на этапе поиска и подбора персонала. В ином случае компания будет терпеть большие убытки. Однако, бывает и так, что последствия выбора неподходящих сотрудников заметны не сразу. Как в таком случае проверить эффективность найма персонала?
Как избежать ошибок при подборе персонала?
Чтобы не совершить ошибку на этапе подбора персонала и избежать финансовых и временных потерь, компания должна:
1. Анализировать неудачные случаи найма и отбора персонала
Случаи неудачного выбора соискателей на вакансии нужно обязательно анализировать, чтобы в дальнейшем их не допускать.
Например, ошибка была допущена на этапе оценки компетенций кандидата. Работодатель (штатный рекрутер или руководитель) концентрировался на выявлении его hard skills и не уделял должного внимания анализу soft skills. В итоге был подобран сотрудник, не имеющий достаточную мотивацию к работе в коллективе, не умеющий корректно взаимодействовать с коллегами и клиентами, но зато обладающий узкопрофессиональными знаниями. Естественно, неправильно подобранный работник не прошел испытательный срок и был уволен, а компания понесла убытки. Если бы оценку кандидата провели правильно (профессионально, с использованием надежных валидных методов, соблюдая все этапы процедуры), этой ошибки можно было бы избежать.
2. Понимать причины увольнений
Каждый раз, когда сотрудник уходит (особенно с большой экспертностью и/или лояльный к организации) необходимо анализировать причину его увольнения. Таким образом, можно разобраться, где была допущена ошибка, и как ее избежать в дальнейшем. Основными причинами увольнений могут быть: неправильный подбор персонала, неоправданные ожидания сотрудников, отсутствие обучения, ошибки на этапе адаптации кандидатов и т.д.
3. Четко осознавать цели подбора персонала
Компания должна определить цели подбора персонала, ответив на вопросы: есть ли потребность в найме сотрудников, какие вакансии требуется закрыть, насколько они срочные. Только после этого можно приступать к разработке должностного профиля (если его нет) и определению методов и методик поиска и подбора персонала.
4. Разрабатывать должностные профили
Профиль должности – это документ, в котором прописаны все компетенции и характеристики, необходимые для успешного выполнения конкретной работы, а также обязанности сотрудника.
Процедура формирования профиля должности проходит в несколько этапов:
- анализ корпоративной культуры;
- анализ всех необходимых характеристик, необходимых для выполнения работы (софт-скиллы, хард-скиллы, требования к опыту работы);
- оформление профиля и его согласование.
Кроме того, что на этот процесс уходит много времени, также существует риск допущения ошибок на этапе формирования списка необходимых компетенций. Чтобы этого избежать, компания может обратиться к специалистам по оценке, которые смогут быстро, профессионально и качественно описать профиль должности.
5. Правильно описывать вакансии для размещения
На начальном этапе работы с вакансией важно все сделать грамотно и правильно. От описания зависит и количество откликов, и их релевантность. Перед размещением информации составляется должностной профиль. В самом описании вакансии указывается название, информация об организации, задачи на должности, требования к кандидатам, условия работы и контактные данные. Можно уделить внимание визуальной составляющей объявления о вакансии — грамотное форматирование и разбивка текста на тематические разделы облегчит восприятие информации кандидатом. На рекрутинговых сайтах есть единая форма заполнения вакансии, которая отнимает немного времени.
6. Правильно оценивать и обрабатывать отклики на вакансии
Не все отклики на вакансии бывают релевантными. Поток из большого количества неподходящих резюме отнимают у работодателя время. Для того, чтобы работать с откликами только нужных кандидатов, необходимо соблюдать условия:
- грамотно составить описание вакансии на основе профиля должности;
- разместить вакансию на подходящих площадках;
- научиться анализировать резюме соискателей (быстро отсеивать ненужные отклики);
- приглашать на собеседование только тех кандидатов, которые прошли первичную оценку на этапе поиска.
Соблюдая все условия, работодатель сократит свое время, и время кандидатов, а риск ошибки при найме значительно снизится.
7. Проводить профессиональную оценку персонала при найме
Профессиональная оценка кандидатов снизит риск ошибок на этапе подбора. Какие методы применяются на собеседовании для анализа соискателей? Подробно об этом можно прочитать в нашей статье: «Методы оценки персонала при отборе».
8. По возможности автоматизировать найм персонала
Чтобы освободить время штатных рекрутеров на рутинные задачи и сократить количество ошибок при подборе персонала, компания может по возможности автоматизировать некоторые HR-процессы. Для этого существуют специальные программы (например, Talantix, Huntflow, Experium и т.д.). С их помощью возможно автоматизировать сбор откликов, резюме, общаться с кандидатами через мессенджеры и т.д.
9. Совершенствовать найм и отбор персонала
И последнее, что может сделать компания для снижения риска кадровых ошибок при найме – постоянно совершенствовать поиск и отбор персонала. Для этого необходимо придерживаться всех вышеперечисленных рекомендаций и следить за HR-трендами, а также за появлением новых современных методов оценки сотрудников.
Все эти меры отнимают много времени и требуют вложения крупных финансовых ресурсов. Гораздо выгоднее с точки зрения сокращения потенциальных потерь обратиться за помощью к сторонним специалистам. HR-компания AS Russia уже много лет занимается оценкой персонала как на этапе отбора и найма, так и в процессе аттестации сотрудников.
